ปกติแล้วผมแทบจะไม่ค่อยได้ใช้ฟังก์ชันอะไรพิเศษของ excel เลย นอกจาก summary average และฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์อื่นๆ อีกเล็กน้อย และงานที่ใช้ excel บ่อยที่สุดก็คือ บันทึกคะแนนและตัดเกรดของนักศึกษานั่นเอง
แต่วันนี้ได้มีโอกาสใช้คุณสมบัติอย่างนึงก็คือ List ที่สามารถทำให้เกิดเป็น drop down menu ได้ดังรูปข้างๆ เนี่ยครับ สาเหตุที่ต้องใช้งานก็เพราะว่าบังเอิญจะต้องทำตารางให้ user กรอกข้อมูลก่อนที่จะนำเอามา import เข้าฐานข้อมูลในภายหลัง เนื่องจากข้อมูลมีจำนวนมาก ถ้าให้ user กรอกเองทั้งหมด ก็จะมีโอกาสเกิดความผิดพลาดได้สูง ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปอาจจะสะกดผิดสะกดถูก เพราะแค่เขียนไม่เหมือนกัน ก็ถือว่าเป็นคนละตัวกันแล้ว
ทีแรกผมก็ไม่รู้หรอกว่า excel มี drop down แบบนี้ให้ใช้ แต่บังเอิญได้เข้าไปช่วยทีมงาน ThaiCert ป้อนข้อมูลของผู้ประสบเหตุจากมหันตภัยสึนามิเมื่อปลายปี 2547 ที่ผ่านมา และมีผู้มาช่วยป้อนข้อมูลคนหนึ่งได้แนะนำการใช้ list นี้ขึ้นมา ทำให้การป้อนข้อมูลเป็นไปด้วยความสะดวก และรวดเร็วมากขึ้น
ผมไม่รู้หรอกครับว่าวิธีการนี้ทำยังไง ก็ต้องเริ่มด้วยการ”กูกลิ้ง” (Googling) ที่ Google.com ผมใส่คำถามไปว่า “how to use list in excel?” ซึ่งก็ได้คำตอบมาประมาณ สามล้านสามแสนเว็บไซท์ ซึ่งเว็บไซท์แรกที่ออกมาก็คือเว็บนี้เลย
http://www.contextures.com/xlDataVal05.html
เจ้าของเว็บได้อธิบายวิธีการใช้งานค่อนข้างละเอียด อ่านไปทำไปก็ได้ผลทันที นอกจากนี้ก็ยังมีไฟล์ตัวอย่างให้โหลดมาลองเปิดดูด้วยว่าผลที่ได้ เป็นยังไง
นอกจากวิธีทำ list ที่ว่านี้แล้วก็ยังมีทิปอื่นๆ ของ excel อีกเช่นกัน โดยมีการจัดหมวดหมู่ตามตัวอักษร A ถึง Z
http://www.contextures.com/tiptech.html
ลองเข้าไปดูน่าครับ น่าจะมีประโยชน์พอสมควร