Universiade 2007 ได้ผ่านไปแล้ว ผมพยายามจะเขียนเรียบเรียงประสบการณ์ที่ตัวเองได้พบเจอในช่วงการทำงานเป็นอาสาสมัคร เพื่อบันทึกไว้เตือนความจำว่าได้พบเจอเรื่องราวอะไรบ้าง ความตั้งใจเริ่มแรกนั้น ผมตั้งใจว่าจะบันทึกการทำงานแบบวันต่อวัน แต่ก็ไม่สามารถทำได้ เพราะเหนื่อยมากจนไม่มีเวลาเขียน
ผมขอย้อนกลับไปเล่าเรื่องราวตั้งแต่แรกเริ่มก่อน
ผมเป็นอาสาสมัครกีฬามหาวิทยาลัยโลกฤดูร้อนจากมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ ทำงานในตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศที่ Main Stadium แต่ละสนามแข่งขันต่างๆ ของธรรมศาสตร์จะมีอาจารย์หรือเจ้าหน้าที่จากธรรมศาสตร์เป็นอาสาสมัครทำงานในตำแหน่งเดียวกันนี้ ซึ่งที่จริงนั้นผมทราบในเบื้องต้นว่าจะได้เป็น IT Manager ที่สนามซอฟท์บอล แต่เกิดการเปลี่ยนแปลงกระทันหันในวินาทีสุดท้าย
ผมได้รับแจ้งอย่างกระทันหันประมาณ 9 โมงเช้าในวันหนึ่งปลายเดือนกรกฎาคมว่าผมได้รับมอบหมายให้เป็น IT Manager ประจำ Main Statdiun และในเวลา 9.30 น. (อีกครึ่งชั่วโมง) จะมีประชุมที่ Main Stadium และให้ผมเข้าร่วมประชุมครั้งนี้ด้วย
โครงสร้างองค์กรที่ Main Stadium จะมีผู้จัดการสนาม (Venue Manager) อยู่สูงสุด รองลงมาก็จะเป็นผู้จัดการ 3 ฝ่าย ได้แก่ ผู้จัดการฝ่ายเทคนิคกีฬา (Sport Technical Manager) ผู้จัดการฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology Manager) และผู้จัดการฝ่ายรักษาความปลอดภัย (Security Manager)
แม้ Main Stadium จะอยู่ใกล้กับที่พักของผมแค่ 5 นาที แต่ผมไม่เคยไปเหยียบที่นี่เลย ผมทราบหมายเลขห้องประชุม แต่การเดินหาห้องประชุมในสนามกีฬาขนาดใหญ่ ซึ่งมีห้องมากมายและทางเดินที่สลับซับซ้อนมาก ทำให้ใช้เวลากว่า 20 นาทีในการเดินหาห้องประชุม
เมื่อเข้าห้องประชุมแล้ว ผมก็พบว่ามีคนมากมาย ไม่ต่ำว่า 20 คน กำลังนั่งประชุมกันอยู่ และดูเหมือนว่าการประชุมครั้งนี้จะเป็นการประชุมครั้งสุดท้ายแล้วด้วย (?) ผมจึงเป็นผู้เข้าร่วมประชุมที่ไม่รู้เรื่องราวอะไรในที่ประชุมเลย และทำให้ผมไม่แน่ใจว่าผมเป็น IT Manager ของสนามนี้จริงๆ หรือไม่ เพราะดูเหมือนจะไม่ได้มีส่วนเกี่ยวข้องอะไรเท่าไหร่ จะมีการกล่าวถึงก็แต่เพียงเล็กน้อยเท่านั้น ในที่สุดผมก็ออกจากห้องประชุมด้วยความงงงวย ว่าฉันมาทำอะไรที่นี่?
เกี่ยวกับ IT ส่วนกลาง กับ IT Manager
ที่จริงแล้วนอกจากผมจะอยู่ภายใต้ผู้จัดการสนามตามโครงสร้างองค์กรแล้ว ในฐานะ IT Manager นั้นเสมือนเป็นตัวแทนหรือผู้ประสานงานของคณะกรรมการฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (ICT) ขอเรียกว่า ‘IT ส่วนกลาง’ ซึ่งก็คือหน่วยงาน Uninet เป็นหน่วยงานภายใต้สำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา(สกอ.)
IT ส่วนกลางเป็นผู้ออกแบบและติดตั้งเครือข่ายเน็ตเวิร์ค เครื่องคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์อื่นๆ รวมทั้งดูแลเครือข่ายในช่วงระหว่างการแข่งขัน แต่เนื่องมีบุคลากรไม่เพียงพอ จึงต้องขอความร่วมมือมหาวิทยาลัยต่างๆ ที่เป็นสนามแข่งขัน ให้จัดหาบุคลากรมาทำงานให้ตำแหน่ง IT Manager และผู้ช่วยของแต่ละสนามด้วย (อ่านข่าวเก่าเพิ่มเติม)
ในการแข่งขันกีฬาครั้งนี้ได้ใช้ IT เข้ามาเกี่ยวข้องมาก เพราะได้ว่าจ้างบริษัท Swiss Timing ของสวิสเซอร์แลนด์ ให้เป็นผู้บันทึกสถิติการแข่งขัน และบริษัท MSL ของสเปน ซึ่งดูแลเกี่ยวกับโปรแกรมการแข่งขันและการรายงานผล โดยเป็นการรายงานผลการแข่งขันแบบ real time เมื่อผลการแข่งขันสรุปผลเป็นการการแล้ว สามารถที่จะนำขึ้นแสดงบนเว็บไซต์ได้ทันที
ผมเข้าใจว่าจากข้อตกลงนั้น IT ส่วนกลางจะต้องเป็นผู้จัดเตรียมเครือข่ายเน็ตเวิร์ค อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ และสิ่งอำนวยความสะดวกอื่นๆ เช่น โทรศัพท์ เครื่องโทรสาร ให้เรียบร้อยก่อนการแข่งขัน โดยมีบริษัท กสท. ทำการเชื่อมโยงสัญญาณเครือข่ายระหว่างสนามแข่งขันต่างๆ บริษัท เอสวีโอเอ ให้เช่าอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ บริษัท ทรู คอร์ปอเรชัน สนับสนุนหมายเลขโทรศัพท์เคลื่อนที่ และโทรศัพท์พื้นฐาน
สกอ. ได้เชิญผมเข้าร่วมการประชุมเพื่อชี้แจงเกี่ยวกับลักษณะของงานในตำแหน่งของ IT Manager ในช่วงก่อนการแข่งขัน 2 – 3 ครั้ง แต่ก็ยังขาดความชัดเจนในขอบข่ายการทำงาน ทำให้ IT Manager แต่ละท่านค่อนข้างเป็นกังวลในการทำงานครั้งนี้
ในช่วงแรกของการทำงานจึงเป็นลักษณะเหมือนการต่อจิ๊กซอว์ส่วนต่างๆ เข้าด้วยกันทีละส่วน จนได้ภาพที่ชัดเจนก่อนการแข่งขันไม่กี่วัน! ซึ่งผมสรุปได้ว่าในฐานะของ IT Manager ผมจะเป็นผู้ประสานงานระหว่าง IT ส่วนกลาง กับ Swiss Timing/MSL และระหว่าง IT ส่วนกลาง กับ ฝ่ายเทคนิคกีฬา (สมาคมกรีฑาฯ) และระหว่าง Swiss Timing/MSL กับ เทคนิคกีฬา (สมาคมกรีฑาฯ) สิ่งที่สำคัญก็คือผมต้องทำหน้าที่บริหารจัดการระบบ IT ของสนามให้ทำงานได้โดยไม่มีปัญหาตลอดช่วงการแข่งขัน
ดูแล้วเหมือนไม่น่าจะมีปัญหาอะไรมากมายใช่ไหมครับ แต่ว่าปัญหาและอุปสรรคที่ผมได้เจอนั้นเหมือนกับ 90% ของภูเขาน้ำแข็งที่ซ่อนอยู่ใต้น้ำ มากมายจนนึกไม่ถึงเลย!